Tổng đài ip là gì, giải pháp tổng đài ip doanh nghiệp?
Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu đăng ký, chuyển đổi qua tổng đài IP (hay còn gọi là Tổng Đài VOIP) ? Tổng đài IP đang dần thay thế các hệ thống tổng đài analog cũ bởi công nghệ, tính năng cũng như độ linh hoạt cao, đáp ứng mọi nhu cầu ngày càng cao của Doanh nghiệp.
Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ trình bày chi tiết các bước để xây dựng một giải pháp tổng đài ip cho doanh nghiệp.
Tổng đài VoIP
1. Tổng Đài IP Là Gì?
Tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet có sẵn tại doanh nghiệp, kết nối bằng cáp mạng Lan. So với tổng đài analog truyền thống (công nghệ cũ) thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn như:
- Quản lý tổng đài IP dễ dàng (quản lý trên giao diện website tại bất cứ đâu có internet)
- Sử dụng chung trên nền tảng internet doanh nghiêp (không cần đầu tư đường dây điện thoại mới)
- Thực hiện ghi âm cuộc gọi dễ dàng
- Cài đặt được hệ thống trả lời tự động IVR (lời chào tương tác phím)
- Hình thức phân phối cuộc gọi thông minh, phân phối cuộc gọi đến từng phòng ban cụ thể
- Quản lý lịch sử cuộc gọi, nghe lại ghi âm dễ dàng
- Quản lý phân quyền người dùng từng phòng ban.
- API kết nối đến các phần mềm CRM, ERP.
2. Giải pháp tổng đài IP cho doanh nghiệp.
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu mô hình tổng quan một hệ thống tổng đài IP gồm những thành phần nào nhé?
Mô hình tổng quan của hệ thống tổng đài IP
Lắp đặt tổng đài IP (tổng đài VoIP) cần những gì?
a. Đăng ký gói tổng đài IP phù hợp.
Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp, đóng vai trò kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh.
Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng ext (máy nhánh) cần sử dụng. P.A Việt Nam hiện đăng cung cấp nhiều gói tổng đài IP với số lượng máy nhánh phù hợp với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
b. Đăng ký đầu số IP với các nhà mạng.
Đầu số tổng đài IP: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra và gọi vào. Có nhiều loại đầu số khác nhau như đầu số điện thoại bàn (theo mã vùng), 1900, 1800… Trong đó đầu số hotline chăm sóc khách hàng 1900 và 1800 là những sự lựa chọn phổ biến ở các doanh nghiệp hiện đại.
- Đầu số công nghệ analog: Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, Viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
- Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk xem thêm chi tiết dịch vụ siptrunking): Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel,VNPT, VTC, Gtel, Itel…
c. Đăng ký các thiệt bị điện thoại bàn IP để nghe gọi.
Thiết bị đầu cuối là thiết bị để thực hiện cuộc gọi. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.
Điện Thoại IP
Điện thoại Ip có dây mạng :
- Phù hợp với các vị trí có dây mạng (điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần ví trị đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
- Giá thành phù hợp
- Chất lượng ổn định.
- Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )
- Các dòng điện thoại IP được sử dụng phổ biến hiện này như Grandstream GRP 2610, Yealink T30
Điện Thoại IP Phone Grandstream GRP2601
Điện thoại IP wifi (không dây):
- Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
- Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.
- Các dòng điện thoại IP Wifi được sử dụng phổ biến hiện nay như Yealink W56P, W56H, Grandstream DP750, 720
Điện thoại IP cho tiếp tân:
- Phù hợp cho bộ phận tiếp tân.
- Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.
Softphone (cài đặt miễn phí)
- Là phần mềm gọi điện miễn phí, có chức năng tương tự như điện thoại IP và được cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.
- Cài đặt trên máy tính sử dụng kết hợp với tai nghe: Phù hợp với bộ phận telesales, chăm sóc khách hàng.
- Cài đặt trên Smartphone hệ điều hành IOS, Android: Phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, tiết kiệm chi phí.